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1 中货张妍:借信息化降本增效
“以前我们公司的电话通信费用非常高,原因是我们与下属公司主要通过长途电话沟通工作。经过慎重地评估各种通信技术方案,我们选择了 Avaya IPT 语音通信系统解决通信费用高的难题,系统实施后,通信费直线下降。这个项目的意义不仅仅局限于公司通信成本的降低,它更是一种高效工作方式的创新。” 中远国际货运有限公司(下文简称中货)资讯发展部IT技术部经理张妍接受记者采访时,向记者介绍IT系统对公司业务支撑以及降低成本所做的贡献时如是说。
一干就是 13 年
张妍所在部门的主要工作包括软件研发、信息化建设规划,各种软硬件系统的运维、网络管理、桌面运维、信息安全以及项目投资等。在中货工作了 13 年之久的她,从助理工程师做起,经过不懈努力,目前做到 IT 技术部经理职位,她见证了中货的信息化发展历程。
中货成立于 1995 年,是中国远洋控股股份有限公司的成员企业之一,是中远集装箱运输有限公司(下文简称中远集运)直属的大型国际货运及班轮代理公司。公司经营范围包括:国际、国内海上集装箱货运代理,国际、国内集装箱及其他船舶代理,沿海货物运输、拼箱、项目运输、多式联运、报关、供应链融资、货运保险等业务。目前,中货在全国共
2 有 257 家网点、5000 多名员工。
大型物流运输企业对信息化强烈需求这一基因,让张妍所学的专业得到了充分发挥,而张妍温婉的性格更让她在 IT领域中工作如鱼得水。从张妍说话的柔声细语中,记者感受到她应该是一位润物细无声的 IT 管理者,然而她在工作中却雷厉风行,在管理中刚柔并济。
随着公司业务发展对 IT 系统的需求的迫切和深入,张妍的工作随之不断深化。中货的信息化架构在她手上逐渐由无到有、由小到大地完善起来。
刚进入企划部时,张妍完成过大大小小的信息系统研发,在成为技术经理后,她主持公司网站改版、电话费用管理、HR 系统升级改造等自主研发工作。她牵头建立的中货信息管理平台(IC 平台),已成为与各口岸沟通的信息桥梁和管理中枢,高质量、快速地传递和分享重要信息。
在 IT 基础设施建设方面,几年前张妍就制定了公司局域网信息安全发展方案,历时三年完成。实施后,网络安全状况非常平稳,未发生影响网络带宽的信息安全问题,取得了如期效果,为中货信息化工作的开展提供了坚实的网络保障。
为确保机房的消防安全,张妍牵头部署了自动灭火设备,确保机房的消防安全,并持续完善信息安全应急预案,建立详细的操作流程,使之更具可操作性和实用性。
除了身体力行地进行 IT 系统的建设之外,她还有一项重
3 要工作,就是制订 IT 相关的管理规范。这些年,她建立了公司与信息化有关的大大小小的各种规定,囊括桌面管理、网络管理、技术研发、视频会议管理、系统软硬件运维等信息技术管理规定,并在国家专业杂志上发表了三篇专业论文。“这些管理规定理顺了信息化工作的流程,明确了要求和方法,提高了工作效率。”张妍说。
可以说,现在公司所有的信息化进步都倾注了张妍的心血。她之所以今天能得心应手地做管理工作,得益于这么多基础工作的积累。
改造电子商务平台
对于中远集运代理业务而言,在信息化之路上具有里程碑意义的一个事件是中远集运引入了 IRIS-2(Integrated Regional Information System,集成化区域信息系统)这个全球航运管理系统。“这个系统囊括了日常的海运业务的所有操作功能,包括海运订舱、单证打印、账单核销、基础信息管理等,实现了从业务到商务的全面覆盖。”IRIS-2 为在提升服务质量的同时,大大提高了公司的直接和间接经济效益。
为了进一步提升客户体验,张妍参与改造了电子商务平台,这为中小客户订舱提供了进一步便利。只要客户通过CSO(运价管理模块)申请的价格还在有效期内,客户便可以直接通过电子商务平台进行订舱,而无须找销售人员谈价
4 格、走流程,订舱数据自动流转到 IRIS-2 中,提高了订单生成效率。大客户则可以通过 VIP EDI(单证电子数据交换系统)进行信息交互。张妍向记者介绍说:“电子商务平台延伸了IRIS-2 的数据服务功能,提升了各种类型用户的电商体验,提高了中货对客户的吸引力。”谈及业务系统 IRIS-2 的影响,张妍介绍说,IRIS-2 在同行业处于领先水平。
追求完美是没有极限的。为了进一步提升服务水平,2010 年 3 月,张妍引入“网上营销和客服”理念,建立了中货“在线客服”服务模式,为客户提供集网络营销、网上订舱和在线服务于一体的一揽子营销服务功能,大幅提升了网站的用户体验,获得了客户好评。
强大的信息系统对业务起到了巨大的支撑作用,事实上,中货的实力已经得到了业内的认可。2012 年,中货获得“综合服务十佳货运代理”、“出口服务最佳货运代理”等称号。2011 年,获得中国国际货代物流百强综合排名第二名、海运 50 强第二名、物流仓储 20 强第 13 名……记者在中货会议室看到历年来公司获得的几十块奖牌。“在货代行业里,我们是做得最好的。”张妍自信地向记者介绍道。
引进 IPT 项目
2008 年,全球经济不景气,重创航运业。为了控制公司通信成本,她主持研究了 IPT 项目的技术选型并部署了 IPT 系统。该系统与中远全球主要公司互联互通,是低成本、高效
5 率沟通平台,每年可为企业节约 50%的通信成本,而且可以实现随时随地召开 6 方会议。通过试点,张妍为中远集运作为网络中心节点的管理策略提出建设性意见,被中远集运 IT 采纳并实施。
除此之外,张妍还从多个方面降低公司成本。比如,为了控制零配件采购成本,她采用预算制,将额度分配到各部门,定期跟踪各部门费用使用情况;同时依据“零库存”原则进行采购。此举成为公司降本增效的有效手段之一,获得公司肯定。
另外,张妍每年审核各口岸技改投资项目,充分调研、坚持投资原则,为中货信息技术改造项目的初审把好关,做到不浪费投资,使得投资回报最大化。
公司领导对张妍的工作给予了高度认可。“张妍同志在技术工作方面,始终以努力实现公司发展战略为己任,始终以用户满意作为工作的评价标准,注重倾听用户需求,努力满足用户需要,用 IT 技术最大限度地支持公司业务发展和各部门的管理需求。”记者从一份资料上看到领导对她的赞扬。
谈及信息化工作的原则,张妍说:“我的原则是稳健和创新。IT 工作,60%以上的工作必须稳健,稳健是确保各种服务良好运行的基本标准;创新,在稳健的基础上,紧跟业务发展,引入适合的工具,先进的理念,二者结合起来助力公司的
6 经营管理。”
如今航运业仍未走出全球经济不景气的阴霾,这时,IT部门如何帮助企业提升综合竞争力,成为张妍面临的新挑战。张妍自信地说:“公司改革后,根据新的定位,我们将围绕客户营销和产品服务提供更有力的信息系统支持和保障。”
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